自治会居住者の安否確認ソフトをご紹介します。
流山市の某自治会は、従来からExcelを使って全て手作業にて各班の「安否確認チェックシート」を作成し、防災訓練に当たってきました。
しかしながら、管理者が代わった後、誰が引き継いでも入出力作業に支障がないようにするには現状の手作業を自動化により改善するほかないとの結論に至り、入出力作業の自動化ソフトを作成できないかとの要請が当研究所にありました。当研究所はボランティア活動として本ソフトを開発いたしました。
現在、本ソフトは某自治会で実用に供され、改造を加えながら既に３年余りが経過しています。
下図は本ソフトのデモ版-初期画面です。
画面上部のメニューフォームのボタンを左から順番に操作することにより、班毎の「安否確認チェックシート」などが自動生成されます。
世の中には個人情報をどう管理していけばよいか悩んでいる自治会やマンション等も多いと思います。 本ソフトが、これからの管理の方向を見定めるのに役立つかもしれないとの思いから
、今回その概要をご紹介させていただくことと致しました。なお、現状は某自治会の居住者に年配の人が多いため、本ソフトでは班毎の「安否確認チェックシート」を
ペーパーで配布するシステムとしています。
将来的にはクラウドコンピューティングを利用して、スマホ等からアクセスできるようにしたいと考えています。
1. ソフトの目的とオープン方法等
1-1 ソフトの目的
1-2 ソフト名とオープン方法
2. 操作要領（入力関連）
2-1 基本情報の入力
2-2 安否確認情報（全体）シート
3. 操作要領（出力関連）
3-1 安否確認チェックシート
3-2 統計グラフ作成
3-3 次年度用統計グラフ更新
3-4 会員名簿の更新
3-5 保存用ファイル出力
3-6 終了
4. デモ版ソフト・ダウンロード
本ソフトは自治会各世帯にて記入された「防災用居住者確認 アンケート用紙」のデータを
本ソフトの「基本情報」シートに入力することにより、自治会全居住者の現況を一覧表にて確認できるようにしています。
（下図はデモ版用として、アンケート用紙の一部を作り直したものです。）
また、居住者の増減にリアルタイムで対応できるように防災または総務の担当者が「基本情報」シートのデータを
逐一修正・更新できるようにしています。
更に本ソフトのWindows画面上部に表示される「メインメニュー」 フォームの各種ボタンを操作（クリック）することにより、
「基本情報」 シートに入力された情報をもとに
１． 防災訓練時または発災時に各班にての使用を想定した班別の「安否確認チェックシート」
（下図はデモ版ソフトにより自動生成された１班の「安否確認チェックシート」です。）
2. アンケート結果を「見える化」した「統計グラフ」
（下図は、「統計グラフ」の出力結果です。）
を迅速且つ自動的に作成できるようにすることを目的としています。
上記の流れとは別に「基本情報シート」に入力されたデータをもとに「自治会会員名簿」を作成・更新できるようにしています.。
(環境条件)
本ソフトは（Excel2016またはMicrosoft365のExcel）＋Windows10または8.1の環境にて動作します。
使用プログラミング言語はVBA (= Visual Basic for Application) です。
本ソフトのファイル名は「自治会居住者確認ソフト＋Version No.」 としています。
今回デモ版として「AAA自治会」を対象として合計4班のダミーデータを入力した状態のソフト「ResidentsSafety1.21」を用意いたしました。
このデモ版は班の最大数を５に制限しています。
本ソフトにご興味のある方は、 本ソフトを実際に操作していただき、このようにソフトを構築すれば自治会会員の安否確認を
手際よく行うことができることを理解していただきたいと思います。
本ソフトを適当なフォルダに保存した後、ファイルをダブルクリックするとソフトを動作することができます。
（某自治会ではパスワードとユーザーIDを使っています。）
すると前述の本ソフト初期画面が表示されます。
画面の上部には「メインメニュー」、その背後には基本情報（全体）シートが表示されます。
